ความต้องการของลูกค้า   มักจะเริ่มต้นจากความจำเป็นก่อน  แล้วค่อย ๆ เพิ่มมากขึ้นเป็นความคาดหวัง ถ้าการตอบสนองนั้น ได้แค่เพียงความจำเป็นที่ลูกค้าต้องใช้บริการ ไม่เกิดความพอใจ หรือประทับใจ  ลูกค้าก็จะไม่กลับมาใช้บริการซ้ำอีก  ธุรกิจจึงจำเป็นต้องให้บริการมากกว่าที่ลูกค้าต้องการหรือคาดหวัง

ในการบริการลูกค้าแต่ละเคส หรือ แต่ละสายเป็นไปได้ว่าจะมีทั้งข้อดี และข้อที่สามารถพัฒนาต่อได้  การให้คำแนะนำ (Feedback) ไปยังเจ้าหน้าที่บริการลูกค้า จึงเป็นความรับผิดชอบของหัวหน้าที่ต้องทำอย่างต่อเนื่องเพื่อการบริการที่มีมาตรฐาน เป็นที่พึงพอใจของลูกค้า และป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต

ความสำเร็จของการบริหาร Call Center มาจากหลายองค์ประกอบ อาทิ การวางแผนอัตรากำลัง และ คุณภาพงานของเจ้าหน้าที่ เพื่อบริหารหน่วยงาน Call Center ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ควรนำข้อมูลจากผลการปฏิบัติงานมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

โดยลักษณะการทำงานของเจ้าหน้าที่ Call Center  นอกเหนือจากการพูดคุยกับลูกค้า (Talk time) แล้ว  หลังจากวางสายเจ้าหน้าที่จะต้องบันทึกงานเข้าไปในระบบ (อาทิ ระบบ CRM)   การลดเวลาบริการต่อสาย (หรือ Handling Time)  จะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเจ้าหน้าที่  และยังเป็นการเพิ่มความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า

ข้อคิดในการบริการลูกค้า “How you think about your customer influences how you respond to them.” "คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับลูกค้าของคุณ จะส่งผลต่อวิธีที่คุณตอบสนองต่อพวกเขา" - Marilyn Suttle