ปัญหาของการสื่อสารส่วนมากมาจากทัศนคติที่ไม่ถูกต้อง เวลาที่เราทำงานด้วยกัน คนมีอารมณ์ ใช้อารมณ์ในการพูด ในการตัดสินใจ ทำให้เกิดปัญหาการสื่อสาร ต้นตอของปัญหาจริงๆแล้ว ไม่ใช่สื่อสารไม่ได้ แต่มันมาจากการเริ่มต้นของการสื่อสารนั้น กับทัศนคติที่พูดออกมา คนส่วนใหญ่จะไม่ได้เตรียมทัศนคติไว้ คำพูดมีความสำคัญแค่ 7% แล้วอีก 93% คือสิ่งที่ไม่ได้พูด 

สถานการณ์ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับงานบริการคือการให้บริการลูกค้าที่ไม่พึงพอใจ ลูกค้าแต่ละคนอาจจะแสดงความไม่พอใจแตกต่างกันและแน่นอนว่าลูกค้าต้องการให้เจ้าหน้าที่บริการแสดงความรับผิดชอบและแก้ไขปัญหาที่ได้เกิดขึ้น  การขอโทษลูกค้าเป็นส่วนหนึ่งของการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า

Contact Center เป็นหน่วยงานที่มีความสำคัญมากสำหรับการติดต่อของลูกค้าและองค์กร โดยมีวัตถุประสงค์ในการดูแลและแก้ไขปัญหาให้ลูกค้า อีกทั้งเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการให้บริการลูกค้า เพื่อให้มั่นใจว่าลูกค้าได้รับการบริการที่พึงพอใจ การกำหนดตัวชี้วัด (Metrics) และKPIs ที่เหมาะสมจึงจำเป็นในการบริหาร Contact Center 

คำว่า “หัวหน้า” มักมาพร้อมกับความรับผิดชอบมากมาย รวมถึง การดูแลทีมงานให้ทำงานได้ตามเป้าหมายที่วางไว้  Call Center Master ขอยกตัวอย่าง 5 ทักษะที่จำเป็นสำหรับหัวหน้าทีมบริการลูกค้ามืออาชีพ ทักษะแรก คือ การเป็นผู้ฟังที่ดี เพราะ การเป็นผู้รับฟังอย่างเข้าใจ จะทำให้ลูกน้องสามารถเข้าถึงหัวหน้าได้ 

ด้วยพฤติกรรมการสื่อสารของคนในปัจจุบันต้องการความรวดเร็วมากขึ้น และลูกค้าต้องการคำตอบและการแก้ไขปัญหาที่รวดเร็ว  เทคนิคที่จะช่วยให้เจ้าหน้าที่ตอบสนองลูกค้าได้ตรงความต้องการอย่างมีประสิทธิภาพ คือ  "การจับประเด็น”  เทคนิคการจับประเด็นความต้องการของลูกค้าอย่างง่ายๆ ดังนี้ 1. ตั้งใจฟังและบันทึกข้อความสำคัญ

เจ้าหน้าที่ (Agent) ใช้เวลาในการสนทนาค่อนข้างนาน เป็นปัญหาที่มักพบในการบริหารประสิทธิภาพของ Contact Center ซึ่งจะมีผลกระทบให้ลูกค้ามีการรอสาย (Call Waiting) และ อาจจะวางสายไปก่อนได้รับบริการ (Abandon Call)  หากเจ้าหน้าที่ให้บริการได้ในเวลาที่เหมาะสม ก็จะเพิ่มประสิทธิภาพของ Contact Center