ลูกค้าที่ต้องการร้องเรียนก็มักจะแสดงความไม่พอใจในหลากหลายรูปแบบ เช่น การแสดงอารมณ์ และการใช้คำพูดที่ไม่น่าฟังต่างๆ เป็นต้น  การแสดงออกเหล่านี้ มักจะทำให้เจ้าหน้าที่บริการรู้สึกอึดอัด และในบางสถานการณ์ก็ยากจะรับมือ เจ้าหน้าที่บริการลูกค้าจึงต้องเตรียมความพร้อมอยู่เสมอ

เคยไหม? ที่ตัวเรารับเรื่องลูกค้าไว้ว่าจะดำเนินการนั่น โน่น นี่ ภายในวันนี้ วันนั้น รวมถึงจะโทรกลับแจ้งเรื่องต่างๆ  หลังจากที่ได้นัดหมายวันเวลากับลูกค้าอย่างเป็นหมั่นเป็นเหมาะแล้ว พอเวลาผ่านไปมาทราบอีกทีเมื่อลูกค้าติดตามเรื่องที่เคยตกลงกันไว้ “ไม่ดำเนินการ หรือ ไม่ติดต่อตามนัดหมาย หรือ ดำเนินการไม่ถูกต้อง 

เจ้าหน้าที่ (Agent) ใช้เวลาในการสนทนาค่อนข้างนาน เป็นปัญหาที่มักพบในการบริหารประสิทธิภาพของ Contact Center ซึ่งจะมีผลกระทบให้ลูกค้ามีการรอสาย (Call Waiting) และ อาจจะวางสายไปก่อนได้รับบริการ (Abandon Call)  หากเจ้าหน้าที่ให้บริการได้ในเวลาที่เหมาะสม ก็จะเพิ่มประสิทธิภาพของ Contact Center 

ไม่ว่าคุณจะทำงานอะไร ความมั่นใจเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้คุณประสบความสำเร็จและมีความสุขในการทำงาน  วิธีสร้างความมั่นใจในการทำงานบริการ อาทิ เรียนรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการขององค์กรเชิงลึก

ด้วยการบริการลูกค้าเป็นการสื่อสารแบบ 2 ทาง (Two-ways communication)  และการสื่อสารเชิงบวกสามารถสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าได้ วิธีการสื่อสารเชิงบวกเพื่อสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า อาทิ การแสดงความสนใจและใส่ใจลูกค้า

สำหรับการขายทางโทรศัพท์  ขั้นตอนสำคัญอย่างแรก คือการสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าที่มีโอกาสคุยกันเป็นครั้งแรก ซึ่งการใช้คำถามเป็นตัวกลางในการการทำความรู้จักลูกค้าที่กำลังสนทนาอยู่  แสดงให้ลูกค้าเห็นว่านักขายให้ความสนใจกับเรื่องราวของลูกค้า