บทบาทของหัวหน้างานที่สร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพคือการสร้างแรงบันดาลใจในการทำงานให้กับทีมงาน และจำเป็นต้องทำอย่างสม่ำเสมอ  วิธีการสร้าง Motivation (แรงกระตุ้น,แรงบันดาลใจ) ให้กับทีมงานสามารถทำได้หลายวิธี อาทิ การแบ่งปันข้อมูล เพื่อทำให้คนในทีม ได้รับรู้ว่าตอนนี้สถานการณ์ต่างๆ เป็นอย่างไร

การตรวจสอบคุณภาพการบริการ (Quality Assurance) มีส่วนสำคัญในการสนับสนุนการบริหารหน่วยงานบริการลูกค้า (Contact Center) ให้ประสบความสำเร็จ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อตรวจสอบการบริการที่ส่งมอบให้กับลูกค้ามีความถูกต้อง สมบูรณ์ และตรงตามความต้องการของลูกค้า

ปัญหาของการสื่อสารส่วนมากมาจากทัศนคติที่ไม่ถูกต้อง เวลาที่เราทำงานด้วยกัน คนมีอารมณ์ ใช้อารมณ์ในการพูด ในการตัดสินใจ ทำให้เกิดปัญหาการสื่อสาร ต้นตอของปัญหาจริงๆแล้ว ไม่ใช่สื่อสารไม่ได้ แต่มันมาจากการเริ่มต้นของการสื่อสารนั้น กับทัศนคติที่พูดออกมา คนส่วนใหญ่จะไม่ได้เตรียมทัศนคติไว้ คำพูดมีความสำคัญแค่ 7% แล้วอีก 93% คือสิ่งที่ไม่ได้พูด 

Contact Center เป็นหน่วยงานที่มีความสำคัญมากสำหรับการติดต่อของลูกค้าและองค์กร โดยมีวัตถุประสงค์ในการดูแลและแก้ไขปัญหาให้ลูกค้า อีกทั้งเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการให้บริการลูกค้า เพื่อให้มั่นใจว่าลูกค้าได้รับการบริการที่พึงพอใจ การกำหนดตัวชี้วัด (Metrics) และKPIs ที่เหมาะสมจึงจำเป็นในการบริหาร Contact Center 

การบริการเชิงรุก (Proactive) ที่มีประสิทธิภาพ ซื้อใจลูกค้า เป็นส่วนหนึ่งในการสร้างเสริมจุดแข็งใหม่ของ องค์กร จนสามารถแข่งขันในระดับสากลได้อย่างไม่แพ้ใคร ซึ่งมีความสําคัญและจําเป็นอย่างยิ่ง รวมทั้งยังเป็นภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กรในการติดต่อสื่อสารกับลูกค้า 

อีเมลหรือจดหมายอีเลคทรอนิคเป็นช่องทางการสื่อสารแบบเป็นลายลักษณ์อักษรที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย เนื่องจากข้อความที่ส่งทางอีเมลมีความชัดเจน กระชับ ประหยัดเวลา และสามารถส่งข้อมูลที่จำเป็นไปกับข้อความได้โดยการแนบ File ที่เกี่ยวข้อง หรือ ส่ง Link ต่างๆ ไปพร้อมกัน

“เราเห็นลูกค้าของเราเป็นแขกรับเชิญในงานปาร์ตี้ และเราเป็นเจ้าภาพ งานในทุกๆวันของเราคือสร้างทุกประสบการณ์ที่สำคัญของลูกค้านั้นให้ดียิ่งขึ้น”
Jeff Bezos, CEO of Amazon

ทุกๆ การติดต่อของลูกค้า จะมาพร้อมกับวัตถุประสงค์และความคาดหวังต่างๆ  ซึ่งการสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าจำเป็นต้องให้บริการให้ได้ตามความต้องการของลูกค้า  ทั้งนี้ พบว่าในบางครั้งผู้ให้บริการก็ไม่สามารถดำเนินการตามที่ลูกค้าร้องขอได้ทั้งหมด  การบริหารความคาดหวังของลูกค้าจะช่วยให้เจ้าหน้าที่ให้บริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

งานบริการลูกค้าเป็นงานที่ต้องแก้ไขปัญหาและดูแลลูกค้าที่มีความต้องการหลากหลาย  หลังจากสิ้นสุดการให้บริการลูกค้าที่ยากจะรับมือ ก็คงเล่นเอาเจ้าหน้าที่มีทั้งความเหนื่อย ความเครียด และยังต้องปรับอารมณ์เพื่อเตรียมพร้อมให้บริการแก่ลูกค้ารายถัดไป เจ้าหน้าที่ให้บริการลูกค้าควรมีวิธีผ่อนคลายเพื่อลดความเครียดที่เกิดขึ้นจากการทำงาน ซึ่งสามารถทำได้หลายวิธี

เคยไหม? ที่ตัวเรารับเรื่องลูกค้าไว้ว่าจะดำเนินการนั่น โน่น นี่ ภายในวันนี้ วันนั้น รวมถึงจะโทรกลับแจ้งเรื่องต่างๆ  หลังจากที่ได้นัดหมายวันเวลากับลูกค้าอย่างเป็นหมั่นเป็นเหมาะแล้ว พอเวลาผ่านไปมาทราบอีกทีเมื่อลูกค้าติดตามเรื่องที่เคยตกลงกันไว้ “ไม่ดำเนินการ หรือ ไม่ติดต่อตามนัดหมาย หรือ ดำเนินการไม่ถูกต้อง