การตั้งเป้าหมายเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากเป้าหมายที่ชัดเจนช่วยให้ทุกคนรู้ว่าควรทำงานมุ่งเน้นไปที่สิ่งใด  สำหรับเจ้าหน้าที่บริการลูกค้าและ Call Center ที่ทราบเป้าหมายการทำงานของตนเองและของทีมจะกระตุ้นให้พวกเขาทำงานได้บรรลุผลตามวัตถุประสงค์ขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การใช้คำถามเป็นเทคนิคที่สำคัญเพื่อค้นหาและเข้าใจความต้องการที่แท้จริงของลูกค้า นำไปสู่การการให้ข้อมูลและแก้ไขปัญหาของลูกค้าได้ตรงจุด ตรงประเด็น  การเลือกใช้คำถามขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการบริการในแต่ละขั้นตอน ช่วยให้เจ้าหน้าที่สามารถดำเนินบทสนทนาได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

ดัชนีหรือตัวชี้วัดประสิทธิภาพและคุณภาพการให้บริการของหน่วยงาน Call Center (Call Center Metrics) อาทิ อัตราสายหลุด ความรวดเร็วในการรับสาย ระยะเวลาการสนทนาเฉลี่ย และการแก้ไขปัญหาให้สำเร็จในสายแรก จะมีการกำหนดมาตรฐานการทำงาน (KPI) เพื่อเป็นเป้าหมายในการทำงานและแสดงถึงความสามารถในการบริหารหน่วยงาน Call Center

เจ้าหน้าที่ (Agent) ใช้เวลาในการสนทนาค่อนข้างนาน เป็นปัญหาที่มักพบในการบริหารประสิทธิภาพของ Contact Center ซึ่งจะมีผลกระทบให้ลูกค้ามีการรอสาย (Call Waiting) และ อาจจะวางสายไปก่อนได้รับบริการ (Abandon Call)  หากเจ้าหน้าที่ให้บริการได้ในเวลาที่เหมาะสม ก็จะเพิ่มประสิทธิภาพของ Contact Center 

การให้บริการผ่าน Live Chat เป็นอีกช่องทางหนึ่งที่ลูกค้าให้ความนิยมเพิ่มขึ้น โดยเฉพาะกลุ่มคนรุ่นใหม่ที่ใช้สมาร์ทโฟนในชีวิตประจำวัน  10 ข้อ ควรรู้เกี่ยวกับการให้บริการผ่านแชท 1. การตอบแชท คือการสนทนากับลูกค้าผ่านการเขียน  

ด้วย Contact Center เป็นหน่วยงานที่มีบทบาทสำคัญในการดูแลและรักษาลูกค้าให้อยู่กับองค์กร และการบริหาร Contact Center เป็นงานที่ต้องปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงตามยุคสมัยและสถานการณ์ต่างๆ  Call Center Master ขอแบ่งปัน 5 เทคนิคการบริหารหน่วยงาน Contact Center ที่สามารถนำไปใช้ได้ทันที

คำร้องเรียน คือ เสียงของลูกค้า ที่ให้โอกาสบริษัทได้ดูแลลูกค้า และเป็นข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการออกแบบงานบริการให้ดียิ่งขึ้นต่อไป   การจัดการข้อร้องเรียนเพื่อเปลี่ยนความไม่พึงพอใจ เป็นความพึงพอใจ จึงท้าทายการสร้างสรรค์การบริการให้แก่ลูกค้าและนำไปสู่การบริการที่ประสบความสำเร็จได้

สำหรับตำแหน่งงานด้าน Call Center  ฝ่ายบุคคลจะมีกระบวนการคัดสรรเป็นอย่างดี  เพราะงานด้าน Call Center ดูเหมือนง่าย แต่ในการทำงานจริงไม่ง่ายเลย เพื่อเป็นแนวทางในการพัฒนาตนเอง ผู้เขียนขอยกตัวอย่างคุณสมบัติของเจ้าหน้าที่ Call Center อาทิ เป็นผู้ฟังที่ดี  

ในชีวิตประจำวันของเรามีเรื่องราวมากมายที่เข้ามา แล้วทำให้เราต้องคิด  อารมณ์  เป็นผลจาก ความคิด ของเราเอง ถ้าเราอยากลด หรือ อยากหยุดอารมณ์ เราก็ลดคิด หรือ หยุดคิด แต่ถ้าเราลดหรือหยุดคิดไม่ได้  ให้หายใจลึกๆแทน เพราะการหายใจลึกๆ เป็นการเว้นจังหวะของความคิด  หรือ เปลี่ยนความคิดเป็นแบบเชิงบวก (Positive Thinking) 

การโค้ช คือ การช่วยให้โค้ชชี่ (ผู้ถูกให้คำแนะนำ) สามารถเพิ่มพูนประสิทธิภาพของตนเอง  โดยทำให้รู้สึกว่าเขาได้รับการสนับสนุนช่วยเหลือ  ทุกๆ องค์กรควรต้องมีระบบการโค้ช ซึ่งทำให้เกิดการเรียนรู้และการสอนงาน เพื่อสร้างบุคลากรให้มีความแข็งแกร่งขึ้น