“วันนี้ขอไม่ไปทำงานได้มั๊ย”  ใครเคยตื่นเช้ามาแล้วรู้สึกแบบนี้บ้างหรือไม่ ถ้าใช่... เราควรหาสิ่งกระตุ้น หรือแรงผลักดัน ให้เกิดพลัง เป็นแรงจูงใจในการทำงาน  ซึ่งเป็นพฤติกรรมการใช้ชีวิตของแต่ละคนที่แตกต่างกัน การสร้างแรงจูงใจเพื่อให้เกิดความสุขในการทำงานมีได้หลากหลายวิธี อาทิ

ด้วยการบริการลูกค้าเป็นการสื่อสารแบบ 2 ทาง (Two-ways communication)  และการสื่อสารเชิงบวกสามารถสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าได้ วิธีการสื่อสารเชิงบวกเพื่อสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า อาทิ การแสดงความสนใจและใส่ใจลูกค้า

ด้วยพฤติกรรมการสื่อสารของคนในปัจจุบันต้องการความรวดเร็วมากขึ้น และลูกค้าต้องการคำตอบและการแก้ไขปัญหาที่รวดเร็ว  เทคนิคที่จะช่วยให้เจ้าหน้าที่ตอบสนองลูกค้าได้ตรงความต้องการอย่างมีประสิทธิภาพ คือ  "การจับประเด็น”  เทคนิคการจับประเด็นความต้องการของลูกค้าอย่างง่ายๆ ดังนี้ 1. ตั้งใจฟังและบันทึกข้อความสำคัญ

การสร้างแรงจูงใจในการทำงานมีความสำคัญต่อคุณภาพการบริการและประสิทธิภาพในการทำงานของทีมงานบริการลูกค้าและคอลเซ็นเตอร์  เนื่องจากงานบริการที่มีทั้งความท้าทายและความจำเจ อีกทั้ง ต้องให้บริการเคสที่ยากๆ  ซึ่งหัวหน้าทีมสามารถสร้างแรงจูงใจในการทำงานได้หลายวิธี อาทิ 1. ใส่ใจการอบรมพนักงานใหม่

ระบบการควบคุมคุณภาพ (Quality Assurance) ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญในการตรวจสอบคุณภาพการบริการเพื่อให้ลูกค้าได้รับการบริการที่พึงพอใจ และนำข้อมูลจากการตรวจสอบไปวิเคราะห์เพื่อพัฒนาคุณภาพการบริการให้ดียิ่งขึ้น ดังนั้น บุคคลากรผู้ที่ทำหน้าที่ควบคุมคุณภาพ (เจ้าหน้าที่ QA)  จำเป็นต้องพัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง

ความต้องการของลูกค้า มักจะเริ่มต้นจากความจำเป็นก่อน  แล้วค่อย ๆ เพิ่มมากขึ้นเป็นความคาดหวัง ถ้าการตอบสนองนั้น ได้แค่เพียงความจำเป็นที่ลูกค้าต้องใช้บริการ ไม่เกิดความพอใจ หรือประทับใจ  ลูกค้าก็จะไม่กลับมาใช้บริการซ้ำอีก  ธุรกิจจึงจำเป็นต้องให้บริการมากกว่าที่ลูกค้าต้องการหรือคาดหวัง

คำว่า “หัวหน้า” มักมาพร้อมกับความรับผิดชอบมากมาย รวมถึง การดูแลทีมงานให้ทำงานได้ตามเป้าหมายที่วางไว้  Call Center Master ขอยกตัวอย่าง 5 ทักษะที่จำเป็นสำหรับหัวหน้าทีมบริการลูกค้ามืออาชีพ ทักษะแรก คือ การเป็นผู้ฟังที่ดี เพราะ การเป็นผู้รับฟังอย่างเข้าใจ จะทำให้ลูกน้องสามารถเข้าถึงหัวหน้าได้ 

การสื่อสารที่ประสบความสำเร็จจะต้องเป็นการสื่อสารแบบ 2 ทาง (Two-way communication) ทักษะการฟังจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง  การฟังเชิงรุก (Active Listening) หมายถึง การฟังอย่างตั้งใจ โดยเปิดโอกาสให้คู่สนทนาสามารถบอกเล่าหรือแสดงความคิดเห็นได้อย่างสบายใจ  และผู้ฟังสามารถจับประเด็นได้อย่างถูกต้อง 

เมื่อองค์กรของคุณจัดตั้งหน่วยงาน Call Center ขึ้นมาแล้ว คุณจำเป็นต้องมีการตรวจสอบการทำงานของ Call Centerเป็นประจำ เพื่อให้แน่ใจว่า การให้บริการเป็นไปตามมาตรฐานที่ต้องการ และใช้ในการปรับปรุงการบริการอย่างต่อเนื่อง

การบริการ เป็นการทำเรื่องธรรมดาให้เป็นเรื่องพิเศษ จริงๆแล้วเป็นเรื่องปกติที่เราต้องดูแลลูกค้า แต่หากมีใครให้บริการมากกว่าที่ลูกค้าคาดหวังและทำมากกว่าที่ลูกค้าร้องขอแม้เพียงทำเพียงเล็กน้อย ลูกค้าก็จะรู้สึกดี เพราะลูกค้าคาดหวังที่จะได้รับการบริการที่พึงพอใจจากเรา