งานบริการลูกค้าเป็นงานที่ต้องแก้ไขปัญหาและดูแลลูกค้าที่มีความต้องการหลากหลาย  หลังจากสิ้นสุดการให้บริการลูกค้าที่ยากจะรับมือ ก็คงเล่นเอาเจ้าหน้าที่มีทั้งความเหนื่อย ความเครียด และยังต้องปรับอารมณ์เพื่อเตรียมพร้อมให้บริการแก่ลูกค้ารายถัดไป เจ้าหน้าที่ให้บริการลูกค้าควรมีวิธีผ่อนคลายเพื่อลดความเครียดที่เกิดขึ้นจากการทำงาน ซึ่งสามารถทำได้หลายวิธี

เคยไหม? ที่ตัวเรารับเรื่องลูกค้าไว้ว่าจะดำเนินการนั่น โน่น นี่ ภายในวันนี้ วันนั้น รวมถึงจะโทรกลับแจ้งเรื่องต่างๆ  หลังจากที่ได้นัดหมายวันเวลากับลูกค้าอย่างเป็นหมั่นเป็นเหมาะแล้ว พอเวลาผ่านไปมาทราบอีกทีเมื่อลูกค้าติดตามเรื่องที่เคยตกลงกันไว้ “ไม่ดำเนินการ หรือ ไม่ติดต่อตามนัดหมาย หรือ ดำเนินการไม่ถูกต้อง 

ไม่ว่าคุณจะทำงานอะไร ความมั่นใจเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้คุณประสบความสำเร็จและมีความสุขในการทำงาน  วิธีสร้างความมั่นใจในการทำงานบริการ อาทิ เรียนรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการขององค์กรเชิงลึก

 ปัจจุบันมี Social Media Platform  มากมาย ได้แก่ Facebook, Instagram, line official, Twitter, YouTube ฯลฯ จึงมีความจำเป็นต้องมี Admin Page ดูแลเพื่อให้เพจ หรือแบรนด์เกิดการเจริญเติบโตอย่างต่อเนื่องแบบยั่งยืน

ความท้าทายที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในงานบริการ คือ การรับเรื่องร้องเรียนของลูกค้า  แน่นอนว่าลูกค้าร้องเรียนเมื่อพวกเขาเกิดความไม่พึงพอใจ จึงทำให้เกิดแสดงออกด้านลบเมื่อขอรับบริการ อาทิ การแสดงอารมณ์โกธร ไม่รับฟังเจ้าหน้าที่ และมีพฤติกรรมที่ยากจะรับมือต่างๆ   ทั้งนี้ เจ้าหน้าที่ผู้รับเรื่องร้องเรียน พึงระวังพฤติกรรมที่อาจจะเกิดโดยไม่ตั้งใจขึ้นได้

สำหรับการขายทางโทรศัพท์  ขั้นตอนสำคัญอย่างแรก คือการสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าที่มีโอกาสคุยกันเป็นครั้งแรก ซึ่งการใช้คำถามเป็นตัวกลางในการการทำความรู้จักลูกค้าที่กำลังสนทนาอยู่  แสดงให้ลูกค้าเห็นว่านักขายให้ความสนใจกับเรื่องราวของลูกค้า 

การจัดอบรมเจ้าหน้าที่ Call Center ให้ได้ผลลัพธ์ ควรให้ความสำคัญตั้งแต่วันแรกที่เจ้าหน้าที่เริ่มงาน และเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มให้บริการลูกค้า การจัดอบรมที่ดีนั้น จะต้องมีการวางแผนและจัดทำอย่างต่อเนื่อง ซึ่งหัวข้อหลักๆ ที่มีการอบรม ประกอบด้วย  ความรู้เกี่ยวกับองค์กร ความรู้ผลิตภัณฑ์และบริการ

งาน Call Center ในปัจจุบัน เป็นงานที่ต้องใช้ทักษะการบริการเจรจาอย่างมาก ในการตอบคำถาม ให้คำแนะนำ รวมถึงการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าต่าง ๆ  เป็นอีกหนึ่งอาชีพที่ต้องรับความกดดันสูง ดังนั้นเจ้าหน้าที่ผู้ให้บริการอย่างเราจึงต้องได้รับการฝึกฝน และเพิ่มพูนประสบการณ์ในการบริการ  รวมถึงการดูแลสุขภาพจิตใจ และสุขภาพกาย  ให้มีความสุขในการทำงาน 

การพัฒนาการตรวจสอบคุณภาพการบริการของ Contact Center  มีหลายวิธี ได้แก่  1. หลักเกณฑ์ที่ใช้ในการตรวจสอบคุณภาพสอดคล้องกับปัจจัยที่ทำให้เกิดความพึงพอใจของลูกค้า  2. จัดทำ Call Calibration เพื่อสร้างมาตรฐานการตรวจสอบคุณภาพ เป็นต้น

ในสถานการณ์ปัจจุบันที่ต้องเว้นระยะห่างทางสังคม  การติดต่อกับลูกค้าทางโทรศัพท์จึงเป็นช่องทางที่สะดวกในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและยอดขาย  เป็นไปได้ว่าลูกค้าอาจจะไม่เปิดโอกาสให้เราได้นำเสนอสินค้า หรือแสดงความไม่สนใจในสิ่งที่กำลังนำเสนอ  นักขายจึงต้องเตรียมพร้อมเพื่อรับมือกับข้อโต้แย้งของลูกค้า และขณะสนทนาควรประเมินให้ได้ว่าสิ่งที่ลูกค้าบอกมาเป็นข้อโต้แย้งจริงหรือไม่ ก่อนจะตอบข้อโต้แย้งของลูกค้า