ลดข้อร้องเรียนด้วยการทำให้ลูกค้าพึงพอใจได้อย่างไร

ลดข้อร้องเรียนด้วยการทำให้ลูกค้าพึงพอใจได้อย่างไร

  การบริการ เป็นการทำเรื่องธรรมดาให้เป็นเรื่องพิเศษ จริงๆแล้วเป็นเรื่องปกติที่เราต้องดูแลลูกค้า แต่หากมีใครให้บริการมากกว่าที่ลูกค้าคาดหวังและทำมากกว่าที่ลูกค้าร้องขอแม้เพียงทำเพียงเล็กน้อย ลูกค้าก็จะรู้สึกดี เพราะลูกค้าคาดหวังที่จะได้รับการบริการที่พึงพอใจจากเรา และลูกค้าจะรู้สึกดีที่สุดตอนที่ลูกค้ามีปัญหา แล้วได้รับการดูแลช่วยเหลือจากเราในการแก้ไขปัญหา ลูกค้าจะรู้ได้ทันทีว่าเจ้าหน้าที่หรือองค์กรมีการบริการที่เป็นเเลิศ (Service Excellent) เพราะฉะนั้น การบริการที่เป็นเลิศ จึงถูกทำมาเพื่อแก้ไขปัญหาจนทำให้ลูกค้าเกิดความพึงพอใจ  เมื่อลูกค้าเกิดปัญหาคนที่ทำงานบริการให้ท่องแบบนี้ไว้ ต้องเร่งตรวจสอบ ต้องรอบคอบแจ้งข้อมูล ต้องคิดการณ์สำรอง 
  • เร่งตรวจสอบ เนื่องจากเวลาที่เกิดปัญหาขึ้นลูกค้าแต่ละคนสามารถรอได้ในระยะเวลาที่ไม่เท่ากัน เพราะฉะนั้นต้องต้องเร่งตรวจสอบทำให้ไว บอกกรอบเวลาชัดเจน

  • รอบคอบแจ้งข้อมูล ข้อมูลต่างๆที่เราแจ้งออกไป เป็นคำพูดจะต้องเป็นคำพูดประนีประนอม ได้แก่ ขออนุญาตตรวจสอบข้อมูล ขออภัยที่ให้รอสายนาน ขอบคุณที่ถือสายรอ เราควรจะพูดให้ติดปาก คำพูด คำขอโทษ คำขอบคุณไม่มีต้นทุนพูดบ่อยๆไม่เป็นไร ขอให้พูดให้เหมาะกับสถานการณ์และพูดด้วยความจริงใจ ไม่ใช่พูดแบบหุ่นยนต์หรือท่องตามสคริปต์

  • คิดการณ์สำรอง คือ เราต้องคิดว่า ณ เวลานี้ เราสามารถทำอะไรได้ดีที่สุดแล้วอย่าลืมคิดทางเลือกอื่นเสนอเสมอ ตอนนี้สิ่งที่ดีที่สุด คือ อะไร เราสามารถทำอะไรได้บ้าง ได้แก่ ในกรณีที่ติดสาย หรือ สายไม่ว่าง จะให้คนอื่นดูแลแทน หรือ ขอรับเรื่องดูแลแทนคนที่ติดสาย หรือ ไม่ได้ติดต่อกลับตามนัดหมาย หรือขอสายหัวหน้างาน ขอสายผู้บริหาร หรือ ไม่ยอมวางสาย เป็นต้น
ดังนั้น Customer Service ต้องเป็นคนที่ก้มได้ ยอมอ่อนได้ เราต้องส่งมอบงานบริการที่ดีที่สุด หากเราทำดีทำสุดความสามารถแล้ว ทำถูกต้องตาม Process เราได้ส่งมอบงานบริการตามมาตรฐานแล้วในการบริการการดูแลที่ดีแล้ว ส่วนที่เหลือเราไม่สามารถควบคุมได้ ในฐานะที่ผู้เขียนทำงานด้านการบริการมามากว่า 20 ปี ลูกค้าอาจจะไม่ได้ถูกเสมอไป แต่เราต่างหากที่ต้องส่งมอบการบริการที่ดีที่สุด การที่เราต้องทำงานกับคนการเกิดเรื่องปะทะกันเป็นเรื่องปกติ แต่ถ้าเรายังไขว้ไปไขว้มา ลูกค้าจะหาช่องว่างที่เป็นจุดอ่อน เช่น เจ้าหน้าที่ใช้คำพูดหยาบคาย เจ้าหน้าที่เงียบไม่ตอบรับ เจ้าหน้าที่ไม่ติดต่อกลับ ดังนั้น สิ่งที่ดีที่สุด คือ หาเหตุและผลคุยกัน เราต้องยอมรับว่า ลูกค้าก็ไม่ได้น่ารักทุกคน ตัวเราเองก็ไม่ได้มีความพร้อม 100% ในแต่ละวัน สุดท้ายลูกค้าต้องได้รับการบริการที่ดีที่สุดจากเรา ผู้เขียนขอเป็นกำลังใจให้กับคนทำงานบริการทุกคน

บทความโดย
 
คุณสลักจิต การะเกตุ
24 มกราคม 2567
 



Editors Pick

5 แนวคิดจัดการความท้าทายของการตรวจสอบคุณภาพการบริการ article
สื่อสารผิดเพราะความคิด article
เทคนิคการขอโทษลูกค้าอย่างมืออาชีพ article
5 ทักษะที่จำเป็นสำหรับเจ้าหน้าที่ตรวจสอบคุณภาพการบริการ (QA) มืออาชีพ article
คุณสมบัติที่ควรมีสำหรับคนทำงาน Call Center article
เคล็ดลับการเป็น Admin Page ที่มีประสิทธิภาพ article
8 วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการลูกค้า article
5 เทคนิคการจัดการข้อร้องเรียนของลูกค้าอย่างมืออาชีพ article
แรงจูงใจในการทำงานของฉัน article
การ Handle อารมณ์ของตัวเราเอง article
การบริการเชิงรุกเพื่อสร้างความเป็นเลิศด้วยหลัก Proactive article
5 วิธีการสื่อสารเชิงบวกเพื่อสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า article
ทำอย่างไรในวันที่ขาดแรงบันดาลใจในการทำงาน article
5 ขั้นตอนในการกำหนดมาตรฐานการทำงานของ Contact Center article
10 ข้อควรรู้ สำหรับการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ
5 วิธีแสดงความเข้าใจและเอาใจใส่ลูกค้า article
6 คำพูดชวนคิดเกี่ยวกับการสร้างประสบการณ์ของลูกค้า article
บริหารความคาดหวังของลูกค้าเมื่อใช้บริการได้อย่างไร article
5 วิธีช่วยลดความเครียดจากการให้บริการลูกค้าที่ยากจะรับมือ article
กำหนดมาตรฐานตัวชี้วัดในการบริหาร Call Center อย่างไร article
3 เทคนิค ช่วยให้ดำเนินการเรื่องที่ตกลงกับลูกค้าไว้อย่างมืออาชีพ article
10 ข้อ ไม่ควรทำ เมื่อรับเรื่องร้องเรียนของลูกค้า article
เทคนิคการใช้คำถามสำหรับนักขายทางโทรศัพท์ article
10 ข้อ ควรรู้เกี่ยวกับการให้บริการผ่านแชท article
จัดอบรมเจ้าหน้าที่ Call Center อย่างไรให้ได้ผลลัพธ์ article
5 เทคนิคการบริหาร Contact Center article
ทำงาน Call Center อย่างไร ให้มีความสุข article
10 วิธีเพื่อพัฒนาการตรวจสอบคุณภาพการบริการของ Contact Center article
การสื่อสารเมื่อเจอข้อโต้แย้งของลูกค้า สำหรับนักขายทางโทรศัพท์ article
เทคนิคการจับประเด็นความต้องการของลูกค้า article
วิธีสร้างแรงจูงใจในการทำงานให้แก่ทีมงานบริการลูกค้า article
5 ทักษะที่จำเป็นสำหรับหัวหน้าทีมบริการลูกค้ามืออาชีพ
เทคนิค 7 ข้อ สำหรับลดเวลาที่ใช้ในการบริการลูกค้าแต่ละสาย article
ความก้าวหน้าในอาชีพ Call Center article
Microsoft Teams Direct Routing article
20 คำถามใช้บ่อยในการแก้ไขปัญหาทางโทรศัพท์ article
10 ข้อควรรู้ สำหรับการรับเรื่องร้องเรียนของลูกค้า article
สร้างความมั่นใจในการทำงานบริการได้อย่างไร article
5 คุณสมบัติและทักษะสำคัญของหัวหน้าทีมบริการลูกค้า
แนวโน้มเทคโนโลยีของ Contact Center ในปี 2022
ความสัมพันธ์ของทัศนคติเชิงบวกกับการรับเรื่องร้องเรียน article
Growth Mindset สำคัญกับงานบริการลูกค้าอย่างไร article
24 คำพูดเชิงบวกเพื่อให้บริการลูกค้าชาวต่างชาติอย่างมืออาชีพ article
ทำอย่างไรให้ Tele-Sales ขายสินค้าได้ตามเป้า article
CRM Platform ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการเข้าถึงการบริการขององค์กร article
Work from Home (WFH) อย่างไรให้มีความสุข
ศิลปะการบริหารคน สำหรับคนเป็นหัวหน้างาน article
เทคโนโลยีที่สนับสนุนการทำงานแบบ Work At Home Agent article
Telesales อย่างไร ให้ลูกค้ายอมคุยด้วย article
Emotional Intelligence กับการพัฒนาคุณภาพการบริการลูกค้า article
ทักษะงาน Call Center หลังยุค COVID-19 article
ดัชนีที่ใช้วัดประสบการณ์ของลูกค้า article
จิตวิญญาณของนักบริการที่ดี article
เตรียมตัวอย่างไร… เพื่อพร้อมรับ New Normal article
ความท้าทายที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เมื่อทำงานใน Contact Center ตอน โควิด-19 article
Call Center ยุค WFH แตกต่างจากที่ออฟฟิศอย่างไร article
แนวโน้มของเทคโนโลยี Contact Center ในปี 2020 article
5 ความท้าทายที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เมื่อทำงานใน Contact Center ตอนที่ 1 article
HR คิดอย่างไรขณะสัมภาษณ์ เจ้าหน้าที่ Call Agent ตอนที่ 2 article
HR คิดอย่างไรขณะสัมภาษณ์ เจ้าหน้าที่ Call Agent ตอนที่ 1 article
เทคนิคพัฒนาตนเองให้สอดคล้องกับ Competency ขององค์กร article
อะไรคือความต้องการของลูกค้า article
Competency เกี่ยวข้องกับการทำงานบริการอย่างไร
จัดการชีวิตอย่างไร เมื่องาน Call Center วันหยุดไม่เหมือนงานอื่น article
เคล็ดลับง่ายๆ เมื่อต้องให้ Negative Feedback คุณภาพการบริการแก่เจ้าหน้าที่ Call Center article
เทคนิคการพัฒนาตนเองเพื่อเป็นผู้ฟังเชิงรุก article
Trend ของ RPA เพิ่มประสิทธิภาพการบริการของ Contact Center article
เมื่อผลประเมินการทำงานไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง ทำอย่างไรดี article
วิธีเพิ่มความมั่นใจให้กับนักขายทางโทรศัพท์ article
8 เคล็ดลับทำงานให้มีความสุข article
ดัชนีที่ใช้ในการบริหาร Call Center article
การนำเทคโนโลยี WebRTC ประยุกต์ใช้ในองค์กรหรือธุรกิจ article
บริการอย่างไรให้มีความสุข article
โค้ชอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ article
เทคนิครับมือกับการเปลี่ยนแปลง article
การให้บริการ WebRTC article
การโค้ชมีประโยชน์อย่างไร article
ความลับ ที่ ไม่ลับของพนักงาน Call Center article
WebRTC คืออะไร article
5 เคล็ดลับการให้บริการลูกค้าแบบเผชิญหน้า article
10 ข้อคิดในการบริการลูกค้า article
SBC คืออะไร article
ใช้ Erlang C จัดอัตรากำลังให้กับ Call Center อย่างมีประสิทธิภาพ article
เป็น Call Center ต้องพูดอย่างไรให้ลูกค้าพึงพอใจและประทับใจ article
เทคเทรนด์ (Technology Trend) ที่จะทำให้ช่องทางในการติดต่อสื่อสารของลูกค้าในอนาคตจะเปลี่ยนไป article
5 วิธีช่วยลดอัตราสายหลุด article
การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ article
Chatbot เจ้าหน้าที่บริการลูกค้าที่ต้องมีในอนาคต ตอนที่ 2 article
พูดอย่างไร ถึงจะสร้างสัมพันธภาพที่ดีกับลูกค้า article
Chatbot เจ้าหน้าที่บริการลูกค้าที่ต้องมีในอนาคต ตอนที่ 1 article
การทำงานร่วมกันระหว่างเบบี้บูมเมอร์กะเจนว๊ายวาย article
10 วิธีในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า article
Functions ที่สำคัญของระบบ CRM เพื่อบริหารการขายให้มีประสิทธิภาพ article
วิธีดูแลตนเองจากภัยมืดในการทำงาน Call Center article
เทคนิค 5 ข้อในการเพิ่มประสิทธิภาพการรับสาย ( 5 Tips to improve phone service level) article
10 ดัชนีสำคัญที่ใช้ในการวัดประสิทธิภาพของ Call Center article
เทคนิค 5 ข้อ ที่นักขายทางโทรศัพท์ (Telesales) ควรรู้ article
เทคนิค 7 ข้อในการตรวจสอบคุณภาพการบริการทางโทรศัพท์ article
8 วิธีที่จะเปลี่ยนลูกค้าร้องเรียนให้พึงพอใจ article