ระบบ Fax Server มีการทำงานโดยจะทำหน้าที่รับเอกสาร Fax ที่ถูกส่งมาแปลงเป็นเอกสารในรูปแบบ Electronic หรือที่เรียกกันว่า Soft File  ทำให้ทุกเอกสาร Fax ที่เข้ามาไม่ได้ถูกพิมพ์ออกไปใช้กระดาษทุกครั้ง  ข้อดีที่เห็นได้อย่างชัดเจนคือ ผู้ใช้งาน (User) สามารถเลือกได้ว่าจะพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษเฉพาะเอกสารที่เป็นสาระสำคัญ หรือ เฉพาะเอกสารที่ต้องมีการเซ็นกำกับเท่านั้น 

 

ระบบ Fax Server ทำงานรับและส่งเอกสาร Fax  แตกต่างจากเครื่อง Fax ทั่วๆ ไป ดังนี้

1. กรณีรับเอกสาร Fax ที่มีคนส่งเข้ามา และเก็บไว้ในรูปแบบ Electronic ยังไม่พิมพ์ออกมา สามารถส่งต่อให้กับผู้รับผิดชอบรูปแบบ Email หรือไปเก็บในระบบไว้ให้ผู้รับผิดชอบเข้ามาเปิดดูได้เอง

2. กรณีส่งเอกสาร Fax ออกไปให้คนอื่น โดยที่เอกสารที่จะส่งนั้นอาจจะอยู่ในรูปแบบกระดาษ หรือ เป็น Soft File อยู่บนเครื่อง Computer ก็ได้ ที่สำคัญคือผู้ใช้สามารถส่ง Fax ได้จากที่ใดก็ได้ โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ที่หน้าเครื่อง Fax ที่จะส่ง

 

 

 

1. เพราะเป็นการทำงานอยู่บนเครื่อง Computer ที่มี CPU, Harddisk, RAM, Software เป็นต้น  ไม่ใช่เป็นเครื่อง Fax ที่เราใช้กันอยู่ทั่วๆ ไป ซึ่งเรียกว่า Fax Machine

2. Fax Server มีระบบจัดเก็บเอกสาร Fax ไว้ในตัว เพื่อสำหรับจัดเก็บไว้เป็นประวัติการรับส่งเพื่อสำหรับส่งใหม่อีกครั้ง หรือเป็นเอกสารอ้างอิงได้ในภายหลังได้ เหมือนกับที่เราทำการรับส่ง Email ก็จะมีประวัติเก็บไว้ว่าเราส่งให้ใคร เนื้อหาเป็นอย่างไร

 

ระบบ Fax Server ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างไร

1. การรับเอกสาร Fax จะไม่ต้องพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษอีกต่อไป ไม่ต้องกลัวกระดาษ Fax หมด ระบบจะรับเอกสารและเก็บเป็น Soft File ในตัวเครื่องหรือส่งไปให้กับผู้ที่รับผิดชอบทาง Email โดยที่ผู้ที่ได้รับเอกสาร Fax สามารถดูได้ว่าเอกสารชิ้นนี้ จะต้องพิมพ์หรือไม่ จะได้ไม่ต้องเปลืองกระดาษพิมพ์ทุกครั้ง และเนื่องจากเป็น Soft File นั่นหมายความว่าผู้รับ สามารถส่งเอกสาร ต่อไปให้กับผู้อื่นที่เกี่ยวข้องได้ทันที โดยไม่ต้องไปทำสำเนาเหมือนเดิม

2. ในการส่งออก ถ้าเป็นเอกสารที่อยู่ในรูปของ Soft File ผู้ส่งก็ไม่จำเป็นต้องสั่งพิมพ์เป็นกระดาษออกมาให้เปลือง สามารถสั่งให้ส่ง Fax ได้จากหน้าจอ Computer ของตนเองได้ทันที โดยไม่ต้องลุกออกจากโต๊ะ และไม่ต้องมาต่อคิวเพื่อรอส่ง Fax ที่เครื่องส่งเอกสารด้วย ระบบจะเป็นคนจัดคิวในการส่งให้เอง เป็นการลดการเสียเวลาการทำงานได้อย่างดีสำหรับองค์กรที่ต้องมีการรับส่งเอกสารบ่อยๆ พนักงานจะได้มีเวลาไปทำอย่างอื่นที่สำคัญมากกว่าไปรอส่ง Fax

 

หากองค์กรของท่านใช้ระบบ Fax Server นอกจากจะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของเจ้าหน้าที่แล้ว ยังทำให้ลดการสิ้นเปลืองการใช้กระดาษ นั่นก็หมายถึงลดการตัดต้นไม้ ทำลายป่าได้บางส่วนไม่มากก็น้อย ถ้าบริษัทไม่กี่บริษัทใช้อาจจะดูไม่ช่วยเท่าไหร่ แต่ลองนึกดูถ้าทุกบริษัทใช้ระบบ Fax Server กันหมด จะลดการใช้กระดาษได้อย่างมหาศาล

 

บทความโดย: คุณสุรศักดิ์ ภักดีวัฒนะกุล (ผู้เชี่ยวชาญทางด้านระบบ Contact Center และ CRM)

ที่มา: http://www.nawata.co.th/1/post/2013/01/fax-server.html

 

17 มิถุนายน 2556