เทคนิคในการเลือกซื้อ Headset สำหรับเจ้าหน้าที่ Call Center

เทคนิคในการเลือกซื้อ Headset สำหรับเจ้าหน้าที่ Call Center article

เทคนิคในการเลือกซื้อ Headset สำหรับเจ้าหน้าที่ Call Center

เมื่อนึกถึงเจ้าหน้าที่ที่ทำงานใน Call Center ภาพที่หลายๆคนคิด คือ เจ้าหน้าที่ที่สวมหูฟังคาดอยู่บนศีรษะและมีไมค์อยู่เหนือริมฝีปาก ซึ่งเสมือนเป็นสัญลักษณ์ของเจ้าหน้าที่ที่ทำงานเกี่ยวกับการใช้โทรศัพท์ ไม่ว่าจะเป็น Operator, Call Center Agent หรือ Telesales

ทำไมเจ้าหน้าที่ Call Center ต้องใช้อุปกรณ์ headset

บางท่านอาจมีคำถามเกิดขึ้นในใจว่า ทำไมถึงไม่ใช้โทรศัพท์ทั่วไป คำตอบคือ

• ไม่สะดวกในการใช้งาน ในระหว่างที่รับสายต้องใช้ทั้งสองมือเพื่อบันทึกข้อมูลและค้นหาข้อมูลให้กับลูกค้า

• ไม่เหมาะสมกับการทำงาน ถ้าต้องรับสายโทรศัพท์ที่มีเข้ามาตลอดเป็นระยะเวลา 8 ชั่วโมง (ชั่วโมงในการทำงานเฉลี่ยต่อวัน) คงจะไม่ดีแน่ถ้าต้องเอียงศีรษะข้างนึงเพื่อหนีบหูโทรศัพท์กับไหล่ (โทรศัพท์แบบปรกติ) เป็นระยะเวลานาน

การเลือก Headset ควรคำนึงถึงอะไรบ้าง

• อุปกรณ์ Headsetควรจะมีน้ำหนักเบา

• รูปแบบของ Headset ไม่ใหญ่เทอะทะ ใช้งานสะดวก

• วัสดุของอุปกรณ์ Headsetแข็งแรงทนทาน

• สามารถปรับขนาดเมื่อสวมศีรษะให้ใหญ่หรือเล็กได้

• เมื่อสวมใส่แล้วไม่บีบหรือกดบริเวณศีรษะเกินไป

• ส่วนหูฟังจะต้องได้ยินเสียงที่ชัดเจนไม่มีเสียงรบกวน

• ส่วนไมค์เมื่อเปล่งเสียงแล้วปลายทางได้ยินชัด เสียงรอบข้างไม่ควรจะดังกว่าผู้พูด ในบางรุ่นอาจมีตัดเสียงรบกวนรอบข้าง

การเลือก Headset ที่เหมาะสมจึงมีความสำคัญเป็นอย่างมาก อุปกรณ์ Headset ที่ดีมีคุณภาพ จะมีส่วนช่วยให้การสนทนาระหว่างเจ้าหน้าที่ Call Center และลูกค้าเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ก่อให้เกิดปัญหาในการสื่อสารที่ไม่ชัดเจน

การดูแลรักษา Headset

• ควรทำความสะอาดบริเวณหูฟังและไมค์ ก่อนใช้งานและหลังจากใช้งานทุกครั้ง เพื่อป้องกันการแพร่กระจายของเชื้อโรค และป้องกันฝุ่นละอองที่อาจจะเข้าไปอุดตันได้

• ระวังไม่ให้อุปกรณ์ Headset หล่นกระแทรก เพราะอาจก่อให้เกิดความเสียหาย อุปกรณ์เกิดชำรุด ไมค์มีเสียงรบกวน หูฟังเสียงแตกได้ยินไม่ชัดเจน

• ส่วนสายของอุปกรณ์ หลังจากวางสายลูกค้าทุกครั้ง ควรเก็บสายให้เรียบร้อย เพราะสายที่ยาวนั้นอาจทำให้เจ้าหน้าที่สะดุด และรั้งให้อุปกรณ์ Headset ตกลงมากระแทกพื้นได้

• ไม่ควรวางอุปกรณ์ Headset อย่างแรง จากประสบการณ์ของผู้เขียนเคยมี เจ้าหน้าที่ Call Center วางส่วนหูฟังและไมค์ของ Headset อย่างแรง บนโต๊ะทำงาน ด้วยอารมณ์ที่โมโหลูกค้า (ถึงแม้ว่าลูกค้าที่สนทนาก่อนหน้านั้นจะไม่ได้ยิน เพราะวางสายก่อน) แต่พฤติกรรมแบบนี้ก่อให้เกิดตวามเสียหายต่ออุปกรณ์สำคัญนี้ได้

การดูแลรักษาที่ถูกวิธีจะช่วยยืดอายุการใช้งานของอุปกรณ์ Headset ได้ เพราะเจ้าหน้าที่ Call Center ในบางแห่งอาจต้องใช้งาน อุปกรณ์ Headset ร่วมกัน

จะเห็นได้ว่าอุปกรณ์ Headset มีความสำคัญมาก สำหรับเจ้าหน้าที่ Call Center นอกจากจะต้องใช้อุปกรณ์นี้เป็นเวลาหลายชั่วโมงต่อวันแล้ว คุณสมบัติที่ดีเหมาะกับการใช้งานก็มีส่วนสำคัญที่ช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น และการดูแลรักษาที่ดี จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาอีกด้วย

บทความโดย: คุณกฤติยา เลาหะกุล

18 เมษายน 2556

« Back

Technology