10 ข้อควรรู้ สำหรับการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ

10 ข้อควรรู้เกี่ยวกับการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ
10 Tips for Professional Email Writing 




อีเมลหรือจดหมายอีเลคทรอนิคเป็นช่องทางการสื่อสารแบบเป็นลายลักษณ์อักษรที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย เนื่องจากข้อความที่ส่งทางอีเมลมีความชัดเจน กระชับ ประหยัดเวลา และสามารถส่งข้อมูลที่จำเป็นไปกับข้อความได้โดยการแนบ File ที่เกี่ยวข้อง หรือ ส่ง Link ต่างๆ ไปพร้อมกัน


ด้วยการสื่อสารผ่านทางแชทได้รับความนิยมมากขึ้น ปัจจุบันการสื่อสารทางอีเมลมักใช้ในการติดต่อระหว่างบริษัทกับบริษัทบริษัทกับลูกค้า และติดต่อภายในองค์กร เป็นต้น  ทั้งนี้ การเขียนอีเมลที่ใช้ติดต่อระหว่างบริษัท หรือส่งไปยังลูกค้าจะมีความเป็นทางการเพื่อแสดงออกถึงมาตรฐานการสื่อสารและทำให้เกิดประสิทธิภาพของการรับส่งข้อมูลระหว่างกัน
 
10 ข้อควรรู้เกี่ยวกับการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ

1. ใช้อีเมลแอดเดรสที่เป็นชื่อขององค์กร ชื่อแบรนด์ หรือชื่อบริษัท ในการติดต่อกับลูกค้า ระหว่างองค์กร  รวมถึงการติดต่อภายในองค์กรเอง

2. การเลือกส่งอีเมลถึง (To) เป็นการส่งไปยังผู้รับที่เกี่ยวข้องโดยตรง  CC (ย่อมาจาก "carbon copy") เป็นการสำเนาถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง และใช้ BCC สำหรับกรณีต้องการส่งถึงผู้รับ แต่อีเมลจะซ่อนอยู่ทำให้ผู้ที่ได้รับอีเมลท่านอื่นไม่ทราบ

3. ชื่อเรื่องสั้น กระชับและตรงประเด็น โดยส่วนใหญ่จะเขียนเพียง 1 ประโยคเพื่อบอกถึงหัวข้อของอีเมลนั้นๆ

4. ทักทายลูกค้าหรือผู้ติดต่อทุกครั้งเมื่อขึ้นต้นอีเมล ในการติดต่อไปยังลูกค้าการกล่าวทักทายจะทำให้ผู้รับอีเมลทราบว่าต้องการติดต่อไปยังใคร และแสดงความให้เกียรติผู้รับอีเมลอีกด้วย

5. กล่าวถึงวัตถุประสงค์ของการเขียนอีเมล ก่อนเริ่มเนื้อหาหรือรายละเอียดของอีเมล จะทำให้ผู้อ่านเข้าใจเนื้อหาของอีเมลได้ง่ายขึ้น

6. เนื้อความสั้น กระชับได้ใจความ เข้าใจได้ง่าย และกรณีต้องมีขั้นตอนการดำเนินการหลังจากได้รับอีเมล ควรเขียนให้ชัดเจน นอกจากนั้น การใช้ย่อหน้า และจุดนำจะช่วยในการสื่อสารเข้าใจได้ง่าย
 
7. ไม่ควรใช้ตัวอักษรหลากหลายสี หรือ เขียนเป็นตัวเน้นทั้งหมด 
 
8. มีคำลงท้ายก่อนจบอีเมล และแจ้งให้ผู้รับทราบว่า ใครเป็นผู้ส่ง จากบริษัทใด รวมถึงแจ้งช่องทางการติดต่ออื่นๆ เช่นเบอร์โทรศัพท์ หรือ Line (หากมี) เป็นต้น
 
9. อ่านทวนข้อความและตรวจสอบเอกสารแนบก่อนส่งทุกครั้ง การอ่านทวนจะช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ และผู้เขียนสามารถปรับ/เพิ่มข้อมูล เพื่อให้ผู้รับเข้าใจได้ชัดเจนขึ้น
 
10. ติดตามผู้รับอีเมลเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับข้อความที่ส่งไป เนื่องจากผู้รับอีเมลจะได้รับอีเมลหลายฉบับต่อวัน ดังนั้นอาจทำให้ผู้รับพลาดหรือลืมตอบข้อความที่ส่งไป  หากผู้รับไม่ตอบกลับภายในสองวัน ควรสอบถามไปทางอีเมลหรือเปลี่ยนไปใช้ช่องทางอื่น เช่น Line หรือ โทรศัพท์ ในการติดตาม เป็นต้น

บทความโดย

คุณกฤตาภร ณ นคร
15 มิถุนายน 2566
 



Editors Pick

5 แนวคิดจัดการความท้าทายของการตรวจสอบคุณภาพการบริการ article
ลดข้อร้องเรียนด้วยการทำให้ลูกค้าพึงพอใจได้อย่างไร
สื่อสารผิดเพราะความคิด article
เทคนิคการขอโทษลูกค้าอย่างมืออาชีพ article
5 ทักษะที่จำเป็นสำหรับเจ้าหน้าที่ตรวจสอบคุณภาพการบริการ (QA) มืออาชีพ article
คุณสมบัติที่ควรมีสำหรับคนทำงาน Call Center article
เคล็ดลับการเป็น Admin Page ที่มีประสิทธิภาพ article
8 วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการลูกค้า article
5 เทคนิคการจัดการข้อร้องเรียนของลูกค้าอย่างมืออาชีพ article
แรงจูงใจในการทำงานของฉัน article
การ Handle อารมณ์ของตัวเราเอง article
การบริการเชิงรุกเพื่อสร้างความเป็นเลิศด้วยหลัก Proactive article
5 วิธีการสื่อสารเชิงบวกเพื่อสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า article
ทำอย่างไรในวันที่ขาดแรงบันดาลใจในการทำงาน article
5 ขั้นตอนในการกำหนดมาตรฐานการทำงานของ Contact Center article
5 วิธีแสดงความเข้าใจและเอาใจใส่ลูกค้า article
6 คำพูดชวนคิดเกี่ยวกับการสร้างประสบการณ์ของลูกค้า article
บริหารความคาดหวังของลูกค้าเมื่อใช้บริการได้อย่างไร article
5 วิธีช่วยลดความเครียดจากการให้บริการลูกค้าที่ยากจะรับมือ article
กำหนดมาตรฐานตัวชี้วัดในการบริหาร Call Center อย่างไร article
3 เทคนิค ช่วยให้ดำเนินการเรื่องที่ตกลงกับลูกค้าไว้อย่างมืออาชีพ article
10 ข้อ ไม่ควรทำ เมื่อรับเรื่องร้องเรียนของลูกค้า article
เทคนิคการใช้คำถามสำหรับนักขายทางโทรศัพท์ article
10 ข้อ ควรรู้เกี่ยวกับการให้บริการผ่านแชท article
จัดอบรมเจ้าหน้าที่ Call Center อย่างไรให้ได้ผลลัพธ์ article
5 เทคนิคการบริหาร Contact Center article
ทำงาน Call Center อย่างไร ให้มีความสุข article
10 วิธีเพื่อพัฒนาการตรวจสอบคุณภาพการบริการของ Contact Center article
การสื่อสารเมื่อเจอข้อโต้แย้งของลูกค้า สำหรับนักขายทางโทรศัพท์ article
เทคนิคการจับประเด็นความต้องการของลูกค้า article
วิธีสร้างแรงจูงใจในการทำงานให้แก่ทีมงานบริการลูกค้า article
5 ทักษะที่จำเป็นสำหรับหัวหน้าทีมบริการลูกค้ามืออาชีพ
เทคนิค 7 ข้อ สำหรับลดเวลาที่ใช้ในการบริการลูกค้าแต่ละสาย article
ความก้าวหน้าในอาชีพ Call Center article
Microsoft Teams Direct Routing article
20 คำถามใช้บ่อยในการแก้ไขปัญหาทางโทรศัพท์ article
10 ข้อควรรู้ สำหรับการรับเรื่องร้องเรียนของลูกค้า article
สร้างความมั่นใจในการทำงานบริการได้อย่างไร article
5 คุณสมบัติและทักษะสำคัญของหัวหน้าทีมบริการลูกค้า
แนวโน้มเทคโนโลยีของ Contact Center ในปี 2022
ความสัมพันธ์ของทัศนคติเชิงบวกกับการรับเรื่องร้องเรียน article
Growth Mindset สำคัญกับงานบริการลูกค้าอย่างไร article
24 คำพูดเชิงบวกเพื่อให้บริการลูกค้าชาวต่างชาติอย่างมืออาชีพ article
ทำอย่างไรให้ Tele-Sales ขายสินค้าได้ตามเป้า article
CRM Platform ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการเข้าถึงการบริการขององค์กร article
Work from Home (WFH) อย่างไรให้มีความสุข
ศิลปะการบริหารคน สำหรับคนเป็นหัวหน้างาน article
เทคโนโลยีที่สนับสนุนการทำงานแบบ Work At Home Agent article
Telesales อย่างไร ให้ลูกค้ายอมคุยด้วย article
Emotional Intelligence กับการพัฒนาคุณภาพการบริการลูกค้า article
ทักษะงาน Call Center หลังยุค COVID-19 article
ดัชนีที่ใช้วัดประสบการณ์ของลูกค้า article
จิตวิญญาณของนักบริการที่ดี article
เตรียมตัวอย่างไร… เพื่อพร้อมรับ New Normal article
ความท้าทายที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เมื่อทำงานใน Contact Center ตอน โควิด-19 article
Call Center ยุค WFH แตกต่างจากที่ออฟฟิศอย่างไร article
แนวโน้มของเทคโนโลยี Contact Center ในปี 2020 article
5 ความท้าทายที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เมื่อทำงานใน Contact Center ตอนที่ 1 article
HR คิดอย่างไรขณะสัมภาษณ์ เจ้าหน้าที่ Call Agent ตอนที่ 2 article
HR คิดอย่างไรขณะสัมภาษณ์ เจ้าหน้าที่ Call Agent ตอนที่ 1 article
เทคนิคพัฒนาตนเองให้สอดคล้องกับ Competency ขององค์กร article
อะไรคือความต้องการของลูกค้า article
Competency เกี่ยวข้องกับการทำงานบริการอย่างไร
จัดการชีวิตอย่างไร เมื่องาน Call Center วันหยุดไม่เหมือนงานอื่น article
เคล็ดลับง่ายๆ เมื่อต้องให้ Negative Feedback คุณภาพการบริการแก่เจ้าหน้าที่ Call Center article
เทคนิคการพัฒนาตนเองเพื่อเป็นผู้ฟังเชิงรุก article
Trend ของ RPA เพิ่มประสิทธิภาพการบริการของ Contact Center article
เมื่อผลประเมินการทำงานไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง ทำอย่างไรดี article
วิธีเพิ่มความมั่นใจให้กับนักขายทางโทรศัพท์ article
8 เคล็ดลับทำงานให้มีความสุข article
ดัชนีที่ใช้ในการบริหาร Call Center article
การนำเทคโนโลยี WebRTC ประยุกต์ใช้ในองค์กรหรือธุรกิจ article
บริการอย่างไรให้มีความสุข article
โค้ชอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ article
เทคนิครับมือกับการเปลี่ยนแปลง article
การให้บริการ WebRTC article
การโค้ชมีประโยชน์อย่างไร article
ความลับ ที่ ไม่ลับของพนักงาน Call Center article
WebRTC คืออะไร article
5 เคล็ดลับการให้บริการลูกค้าแบบเผชิญหน้า article
10 ข้อคิดในการบริการลูกค้า article
SBC คืออะไร article
ใช้ Erlang C จัดอัตรากำลังให้กับ Call Center อย่างมีประสิทธิภาพ article
เป็น Call Center ต้องพูดอย่างไรให้ลูกค้าพึงพอใจและประทับใจ article
เทคเทรนด์ (Technology Trend) ที่จะทำให้ช่องทางในการติดต่อสื่อสารของลูกค้าในอนาคตจะเปลี่ยนไป article
5 วิธีช่วยลดอัตราสายหลุด article
การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ article
Chatbot เจ้าหน้าที่บริการลูกค้าที่ต้องมีในอนาคต ตอนที่ 2 article
พูดอย่างไร ถึงจะสร้างสัมพันธภาพที่ดีกับลูกค้า article
Chatbot เจ้าหน้าที่บริการลูกค้าที่ต้องมีในอนาคต ตอนที่ 1 article
การทำงานร่วมกันระหว่างเบบี้บูมเมอร์กะเจนว๊ายวาย article
10 วิธีในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า article
Functions ที่สำคัญของระบบ CRM เพื่อบริหารการขายให้มีประสิทธิภาพ article
วิธีดูแลตนเองจากภัยมืดในการทำงาน Call Center article
เทคนิค 5 ข้อในการเพิ่มประสิทธิภาพการรับสาย ( 5 Tips to improve phone service level) article
10 ดัชนีสำคัญที่ใช้ในการวัดประสิทธิภาพของ Call Center article
เทคนิค 5 ข้อ ที่นักขายทางโทรศัพท์ (Telesales) ควรรู้ article
เทคนิค 7 ข้อในการตรวจสอบคุณภาพการบริการทางโทรศัพท์ article
8 วิธีที่จะเปลี่ยนลูกค้าร้องเรียนให้พึงพอใจ article