เทคนิค 5 ข้อในการเพิ่มประสิทธิภาพการรับสาย ( 5 Tips to improve phone service level)

เทคนิค 5 ข้อในการเพิ่มประสิทธิภาพการรับสาย ( 5 Tips to improve phone service level) article

เทคนิค 5 ข้อในการเพิ่มประสิทธิภาพการรับสาย ( 5 Tips to improve phone service level)

เป็นที่ทราบกันดีว่า ความรวดเร็วในการรับสาย (Speed of Answer) และ ระดับการให้บริการ (Service Level) เป็นดัชนีที่ใช้ในการวัดประสิทธิภาพการบริการของ Call Center และ หากเจ้าหน้าที่สามารถรับสายได้เร็ว ทำให้ลูกค้าไม่ต้องรอสายนาน ก็จะเป็นการเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าในการติดต่อ Call Center ครั้งนั้นๆ

Call Center Master ขอแนะนำเทคนิค 5 ข้อ ในการเพิ่มประสิทธิภาพในการรับสายของหน่วยงาน Call Center

1. ประเมินจำนวนสายการติดต่อของลูกค้าให้ใกล้เคียงความจริง

การประเมินจำนวนสายของลูกค้า (Forecast Call Volume) ที่ใกล้เคียงความจริง จะทำให้สามารถจัดอัตรากำลัง หรือ จำนวนเจ้าหน้าที่ได้อย่างเหมาะสม โดยการประเมินจำนวนสายสามารถพิจารณาจากจำนวนการติดต่อของลูกค้าในเดือนก่อนหน้า หรือ ค่าเฉลี่ยของจำนวนสาย 3-12 เดือนก่อนหน้า (Historical Data) และ พิจารณาถึงจำนวนการติดต่อมากน้อยในแต่ละวัน แต่ละช่วงเวลา และเหตุการณ์พิเศษ เช่น โปรโมชั่น เป็นต้น

2. มีความยืดหยุ่นในการจัดตารางการทำงานของเจ้าหน้าที่

หัวหน้างานที่มีความยืดหยุ่นเกี่ยวกับการจัดตารางเวลาทำงานตามความสะดวกของพนักงาน จะช่วยเพิ่มความพอใจในการมาทำงานของเจ้าหน้าที่ ทั้งนี้ การจัดตารางการทำงานควรจะมีการหารือกันล่วงหน้าเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาการขาดงานที่ไม่คาดฝัน นอกจากนั้น การว่าจ้างพนักงานชั่วคราว (part-time) หรือ พนักงานที่ทำงานที่บ้าน (Home Agent) มาเป็นกำลังเสริมในบางวัน หรือบางช่วงเวลาก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการได้อีกทางหนึ่ง

3. ให้ความสำคัญกับ Real-Time Monitoring

การตรวจสอบการทำงานจากหน้าจอของหัวหน้างาน (Real-Time Monitoring) จะเป็นอีกทางหนึ่งที่ทำให้หัวหน้างาน หรือ Team Lead ทราบว่าเจ้าหน้าที่กำลังให้บริการลูกค้าเต็มทุกท่านหรือไม่ มีสายรอมากน้อยเพียงไร เพื่อจะได้ตัดสินใจในการเพิ่มเจ้าหน้าที่เพื่อรองรับการบริการให้ได้ตามมาตรฐานที่วางไว้

4. ปรับปรุงคุณภาพการให้บริการจาก Call Monitoring

บทบาทที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งของเจ้าหน้าที่ตรวจสอบคุณภาพ (QA) คือการพัฒนาความสามารถของเจ้าหน้าที่รับสาย โดยการตรวจสอบจากวิธี Real-time Monitoring หรือ Tape Monitoring ซึ่งจะทำให้ทราบลักษณะของคำถามและการโต้ตอบของเจ้าหน้าที่ เพื่อนำไปปรับปรุงแนวทางในการให้บริการและการตอบคำถาม ที่จะช่วยลดเวลาในการสนทนา (Reduce Talk-time) เพราะหากเจ้าหน้าที่สามารถปิดสายได้รวดเร็ว ก็จะสามารถรับสายได้ในปริมาณที่เพิ่มขึ้น ทั้งนี้ ไม่ควรให้การลดระยะเวลาการสนทนาไปกระทบกับคุณภาพของการให้บริการ

5. จัดอบรมเจ้าหน้าที่อย่างเหมาะสม

เนื่องด้วยการทำงานบริการด้านข้อมูลจำเป็นจะต้องมีการจัดอบรมเจ้าหน้าที่อย่างต่อเนื่อง การจัดตารางการอบรมที่เหมาะสมจะทำให้ไม่เกิดผลกระทบกับการให้บริการ และควรจะมีการอบรมเกี่ยวกับ Script หรือแนวทางในการตอบคำถาม สำหรับคำถามที่มีการสอบถามบ่อย (Frequency Questions) เพื่อเพิ่มความสามารถให้แก่เจ้าหน้าที่ให้ตอบคำถาม หรือแก้ปัญหาให้แก่ลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว